ALGEMEEN
HOGENT wil maximaal inzetten op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het algemeen en de bescherming van persoonsgegevens in het bijzonder.
Zij doet dan in navolging van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort AVG of in het Engels General Data Protection Regulation of GDPR).
Deze privacyverklaring bevat informatie over de manier waarop HOGENT deze persoonsgegevens verwerkt.
HOGENT behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te updaten, en dit in opvolging van bv. wijzigende technologieën, veranderingen in reglementering, ontwikkelen of wijzigen van bedrijfsprocessen, enz. ...
IDENTITEIT VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE - FUNCTIONARIS VOOR GEGEVENSBESCHERMING (DATA PROTECTION OFFICER)
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Hogeschool Gent (HOGENT), en wordt vertegenwoordigd door de algemeen directeur.
De zetel van de verwerkingsverantwoordelijke is gelegen te 9000 Gent, G.de Duivelstraat 5 met als het ondernemingsnummer BE 0255 647 755.
Indien u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring, kan u onze functionaris voor gegevensbescherming contacteren via dataprotectionofficer@hogent.be of via brief naar Hogeschool Gent, tav. Functionaris gegevensbescherming, G. de Duivelstraat 5, 9000 Gent.
PRIVACY-INFORMATIE TEN BEHOEVE VAN (KANDIDAAT)STUDENTEN
Doeleinden van de gegevensverwerking
HOGENT verwerkt de persoonsgegevens van (kandidaat-)studenten die aan de HOGENT een opleiding of vorming (wensen te) volgen en bijgevolg een (online) inschrijvingsaanvraag indienen, zich (her)inschrijven of zich laten registeren.
HOGENT verwerkt de persoonsgegevens in het kader van het uitvoeren van haar decretale onderwijsopdracht: het aanbieden en organiseren van onderwijsactiviteiten, het uitvoeren van onderzoek en het organiseren van maatschappelijke dienstverlening.
De persoonsgegevens worden dus gebruikt voor het beheer van de studieloopbaan van betrokken (kandidaat-)student in het kader van het onderwijsgebeuren.
Daaronder vallen alle activiteiten die gekoppeld zijn aan het onderwijsgebeuren alsook alle administratief noodzakelijke verwerkingen van persoonsgegevens in functie van een kwaliteitsvolle uitvoering van de onderwijsopdracht van HOGENT. Hieronder vallen alle administratieve handelingen mbt. de voorinschrijving, de inschrijving en de herinschrijving, studiegelden, studievoortgangsbeslissingen, studentenvoorzieningen.
Daarnaast worden ook bedoeld de verwerkingen in het kader van studieadvies, studiekeuzebegeleiding, studie- en trajectbegeleiding, psychosociale begeleiding op vraag van betrokkene, kwaliteitszorg en alumniwerking.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
De volgende soorten persoonsgegevens worden verwerkt:
- Identificatiegegevens (bv. naam, adres , telefoonnummer, rijksregisternummer, elektronische identificatiegegevens, identiteitskaartnummer,…)
- Persoonlijke kenmerken (bv. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit,…)
- Samenstelling van het gezin (in het kader van eventuele financiële ondersteuning van de student bv. een dossier mbt. studietoelagen of verminderd inschrijvingsgeld)
- Financiële gegevens (bankrekeningnummer en eventueel andere gegevens omtrent de financiële situatie van de student voor zover dit relevant is voor de financiële ondersteuning van de student)
- Woningkenmerken (in het kader van eventuele financiële ondersteuning van de student)
- Opleiding en vorming (gegevens betreffende vooropleiding, studenten- en onderwijsadministratie, studiebegeleiding, studentenvoorzieningen evaluaties en studievoortgang, stages, ...)
- Gegevens mbt. beroep (bv. in het geval van werkstudenten)
- Gegevens mbt. vrijetijdsbesteding (in het kader van studentenvoorzieningen)
- Beeld- en / of geluidsopnamen
Hoe gaan wij om met beeldmateriaal?
Tijdens activiteiten binnen of in functie van HOGENT kan beeldmateriaal gemaakt worden waar beelden van studenten voorkomen. Wanneer het gaat om niet-gerichte beelden kan dit materiaal aangewend worden voor interne en externe publicaties. Vooraleer dit beeldmateriaal gebruikt wordt zullen de belangen van studenten steeds afgewogen worden tegen het belang van HOGENT.
Gerichte beelden van studenten kunnen door HOGENT slechts voor publicaties worden gebruikt mits toestemming van de betrokken studenten.
Hoe gaan wij om met gevoelige persoonsgegevens?
Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, sexuele geaardheid of het lidmaatschap van een vakvereniging blijken, worden in principe niet verwerkt, tenzij op grond van bepalingen die in de AVG zijn voorzien (bv. het voldoen van verplichtingen of uitoefenen van rechten op het gebied van arbeidsrecht of sociale zekerheidsrecht, of in het kader van wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, voor zover passende waarborgen worden geboden voor de grondrechten en fundamentele belangen van de betrokkenen).
Persoonsgegevens mbt. de fysische en/of mentale gezondheid worden enkel verwerkt in het kader van het wettigen van afwezigheden, het behandelen van een zorgdossier of in het kader van het toekennen van studie- en/of examenfaciliteiten.
Rechtsgronden
1.1.1.Studenten- en onderwijsadministratie
Persoonsgegevens van studenten mbt. de studenten- en onderwijsadministratie worden verwerkt op basis van een wettelijke grondslag (Codex Hoger Onderwijs) en een contractuele relatie via het ondertekenen van de toetredingsovereenkomst.
Het gaat hier om identificatiegegevens, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens mbt. opleiding en vorming.
Voor de niet-verplichte verwerkingen in het kader van studenten- en onderwijsadministratie, wordt toestemming van de betrokkene gevraagd. Dit gebeurt bv. voor het ter beschikking stellen van studieresultaten aan de secundaire school.
1.1.2.Studiebegeleiding en studentenvoorzieningen
Voor wat verwerkingen van persoonsgegevens van studenten in het kader van studiebegeleiding en studentenvoorzieningen betreft, gaat het om identificatiegegevens, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens betreffende gezondheid en religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, nationaliteit, opleiding en vorming, leefgewoonten, samenstelling gezin, vrijetijdsbesteding, woningkenmerken, beroep.
De verwerking gebeurt hier op een wettelijke of contractuele rechtsgrond, of op basis van toestemming.
Bewaartermijnen
Persoonsgegevens van studenten betreffende de studievoortgang, studieresultaten, behalen van credits, getuigschriften,… houden wij voor 50 jaar bij.
Resultaten van schriftelijke evaluaties houden wij max. 1 kalenderjaar bij na het einde van het academiejaar, tenzij ingeval van betwisting.
Persoonsgegevens verzameld door camera's worden na 30 dagen overschreven.
Persoonsgegevens van kandidaat-studenten die zich niet inschreven worden verwijderd ten laatste op 1 december na het academiejaar waarin de voorinschrijving is gebeurd.
TOEGANG TOT EN TER BESCHIKKING STELLEN VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN
Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor medewerkers van HOGENT die daar uit hoofde van hun functie of rol over moeten beschikken en die noodzakelijk zijn om de hierboven genoemde doelen te bereiken.
Persoonsgegevens worden slechts aan een derde verstrekt wanneer:
-de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven;
-een gerechtelijk bevel dit verplicht;
-een wettelijke of contractuele verplichting dit noodzaakt;
-het vitaal belang van een betrokkene dit noodzaakt;
-dit kadert in het gebruik van faciliteiten van de UGent.
Wanneer een verwerking van persoonsgegevens namens HOGENT wordt verricht door een externe verwerker, zal HOGENT er via een verwerkersovereenkomst op toezien dat de verwerking aan de vereisten van de AVG voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd.
BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
HOGENT stelt alles in het werk om persoonsgegevens te beschermen via accurate technische en organisatorische maatregelen via o.m.:
-Digitale beveiliging via firewalls, VPN, segmentatie van netwerkschijven, Document management,…
-Fysieke beveiliging: toegangscontrole via software, repliceren van datacentra, …
-Accountbeveiliging: wachtwoordbeleid, encryptie, …
Via een generieke gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie worden aan alle medewerkers van HOGENT principes en richtlijnen meegegeven over de manier waarop zij met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie dienen om te gaan.
WAT ZIJN UW RECHTEN?
Als betrokkene heeft u recht op inzage van uw persoonsgegevens.
Daarnaast heeft u het recht om:
-uw gegevens te laten verbeteren;
-uw toestemming in te trekken; intrekking van een gegeven toestemming is steeds mogelijk zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens op basis van de eerder verleende toestemming;
-uw gegevens te laten verwijderen;
-de verwerking van uw gegevens te beperken;
-bezwaar te uiten tegen de verwerking van je gegevens;
-te vragen dat uw persoonsgegeven, als dat technisch mogelijk is, worden overgedragen aan een andere instelling waarvan u de diensten wilt gaan gebruiken.
Om uw rechten uit te oefenen, volstaat het een mail te sturen naar dataprotectionofficer@hogent.be.
Het volstaat hierbij de persoonsgegevens te omschrijven die door HOGENT worden verwerkt, waarvoor u een recht wilt uitoefenen.
Geef ook weer waarom u meent dat HOGENT een bepaalde actie moet ondernemen (bv. correctie, wissing,…)
Met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kan u ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be